3 Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja Secara Efisien

Cara menghitung biaya tenaga kerja menjadi hal penting bagi setiap perusahaan untuk menjaga efisiensi dan kestabilan anggaran. Kesalahan kecil dalam perhitungan dapat berdampak besar pada pengeluaran operasional dan produktivitas tim. Hasilnya, perusahaan dapat menekan biaya tanpa mengorbankan kinerja.

Bagaimana cara menghitungnya dengan tepat? Yuk, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Apa Saja Komponen dalam Menghitung Biaya Tenaga Kerja?

Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, komponen biaya tenaga kerja mencakup gaji pokok, tunjangan, serta kewajiban lain seperti BPJS dan pajak karyawan. Berikut komponen tersebut:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok merupakan komponen utama dalam biaya tenaga kerja langsung, ditentukan berdasarkan posisi, keahlian, dan masa kerja karyawan. 

Besaran gaji pokok menjadi acuan utama untuk menghitung total pengeluaran SDM setiap bulan. 

Ketepatan dalam menentukan nilai ini sangat berpengaruh terhadap stabilitas anggaran biaya perusahaan.

Baca Juga: 8 Strategi Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan dengan Outsourcing

2. Tunjangan dan Insentif 

Selain gaji pokok, perusahaan juga perlu memperhitungkan tunjangan transportasi, makan, kesehatan, lembur, hingga bonus kinerja. Komponen ini mendorong motivasi dan loyalitas karyawan. 

Dalam praktik cara menghitung biaya tenaga kerja, tunjangan dan insentif sering menjadi variabel yang membedakan total pengeluaran antar-departemen.

3. BPJS dan Pajak 

Kewajiban membayar BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan pajak penghasilan (PPh 21) merupakan bagian dari peraturan resmi ketenagakerjaan. 

Komponen ini wajib dimasukkan saat menghitung biaya karena berpengaruh langsung terhadap biaya tenaga kerja keseluruhan. 

Perhitungan yang tidak akurat dapat menimbulkan masalah administrasi dan kepatuhan hukum.

4. Biaya Pelatihan dan Pengembangan 

Perusahaan yang ingin menjaga produktivitas jangka panjang perlu mengalokasikan dana untuk biaya pelatihan dan pengembangan. 

Investasi ini tidak hanya meningkatkan keterampilan karyawan, tetapi juga menekan kesalahan kerja dan meningkatkan efisiensi jam kerja. 

Meskipun sering dianggap tambahan, biaya ini penting dalam strategi cara menghitung biaya tenaga kerja yang berorientasi jangka panjang.

5. Biaya Administrasi dan Operasional SDM 

Komponen terakhir mencakup proses rekrutmen, absensi, seragam, hingga pengawasan kinerja. 

Meski tampak kecil, biaya administrasi dan operasional SDM berkontribusi signifikan dalam contoh biaya tenaga kerja total perusahaan. 

Mengabaikan komponen ini dapat menyebabkan ketidakseimbangan dalam perencanaan anggaran biaya dan pengelolaan SDM secara keseluruhan.

Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?

Setelah memahami komponen dasarnya, langkah selanjutnya mengetahui cara menghitung biaya tenaga kerja secara tepat agar anggaran perusahaan lebih efisien dan terukur. Berikut tahapan yang dapat diterapkan dalam proses perhitungannya:

1. Identifikasi Biaya Tenaga Kerja yang Perlu Dihitung

Pertama, identifikasi seluruh elemen yang termasuk dalam biaya tenaga kerja, seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, dan pajak. 

Dengan mencatat semua komponen ini sejak awal, perusahaan dapat memperoleh gambaran yang jelas mengenai total pengeluaran untuk karyawan.

2. Tambahkan Beberapa Komponen Biaya Pendukung

Selain biaya utama, jangan lupa menambahkan pengeluaran tambahan seperti biaya pelatihan, seragam, alat kerja, dan administrasi SDM. 

Komponen ini sering kali terlewat padahal berpengaruh besar terhadap total anggaran biaya tenaga kerja yang dikeluarkan perusahaan setiap bulan.

3. Hitung Biaya Pekerja Per Jam, Jika Diperlukan

Untuk proyek berbasis waktu atau tenaga kerja harian, penting mengetahui cara menghitung biaya tenaga kerja per jam. Rumus sederhananya adalah:

Total Gaji Bulanan ÷ Jumlah Jam Kerja per Bulan = Biaya Tenaga Kerja per Jam.

Perhitungan ini berguna bagi perusahaan yang menerapkan sistem lembur atau kontrak jangka pendek.

4. Hitung Biaya Pekerja untuk Periode Waktu Lain

Setelah mengetahui biaya per jam, perusahaan dapat menghitung total pengeluaran untuk periode tertentu seperti mingguan, bulanan, atau tahunan. 

Melalui cara ini, manajemen dapat menyusun proyeksi keuangan dan mengontrol efisiensi biaya dari waktu ke waktu.

Baca Juga: Memahami Perlindungan Upah Bagi Pekerja Outsourcing

Contoh Menghitung Biaya Tenaga Kerja 

Agar lebih mudah memahami penerapannya, berikut contoh sederhana cara menghitung biaya tenaga kerja yang bisa dijadikan acuan dalam menyusun anggaran perusahaan.

Rumus umum:

Biaya Tenaga Kerja = (Gaji Pokok + Tunjangan + BPJS + Pajak + Biaya Pendukung)

Contoh perhitungan sederhana:

• Gaji pokok: Rp5.000.000

• Tunjangan dan lembur: Rp1.000.000

• BPJS & pajak: Rp500.000

Total biaya tenaga kerja per karyawan: Rp6.500.000 per bulan

Nilai di atas dapat berbeda tergantung pada sektor industri, sistem kerja, dan struktur organisasi.

Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin memiliki biaya lembur lebih tinggi karena jam kerja panjang, sementara sektor jasa menambah biaya pada pelatihan dan insentif. 

Karena itu, setiap perusahaan perlu menyesuaikan perhitungan biaya sesuai kebutuhan operasionalnya.

Apa Tantangan yang Sering Muncul dalam Mengelola Biaya Tenaga Kerja?

Meski terlihat sederhana, mengelola biaya tenaga kerja membutuhkan ketelitian dan perencanaan yang matang. Ada beberapa tantangan yang kerap muncul dan dapat memengaruhi stabilitas keuangan perusahaan jika tidak diantisipasi dengan baik. 

Berikut penjelasannya:

1. Fluktuasi Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Musim atau Proyek

Beberapa industri, seperti konstruksi dan manufaktur, memiliki kebutuhan tenaga kerja yang berubah-ubah tergantung musim atau volume proyek. Kondisi ini membuat perusahaan sulit menjaga keseimbangan antara efisiensi biaya dan ketersediaan tenaga kerja yang memadai.

2. Kenaikan Upah Minimum dan Regulasi Ketenagakerjaan

Perubahan kebijakan seperti kenaikan Upah Minimum Regional (UMR) dan regulasi baru tentang ketenagakerjaan berdampak langsung pada peningkatan biaya tenaga kerja langsung. Tanpa perencanaan anggaran yang fleksibel, perusahaan dapat mengalami tekanan finansial.

3. Kompleksitas Administrasi Payroll dan Pelaporan Pajak

Proses penggajian melibatkan banyak komponen, mulai dari gaji pokok, lembur, tunjangan, hingga potongan BPJS dan pajak. Kesalahan dalam penghitungan atau pelaporan dapat menyebabkan masalah hukum dan menambah beban administrasi perusahaan.

4. Dampak Kesalahan Manajemen terhadap Arus Kas Perusahaan

Manajemen yang tidak cermat dalam menghitung biaya tenaga kerja dapat menyebabkan pembengkakan pengeluaran dan gangguan arus kas. Keterlambatan pembayaran gaji, salah alokasi anggaran, atau kurangnya kontrol internal menjadi penyebab utamanya.

Strategi Efisiensi Biaya Perusahaan Melalui Layanan Outsourcing

Untuk mengatasi berbagai tantangan dalam pengelolaan biaya tenaga kerja, perusahaan perlu menerapkan strategi yang lebih efisien dan berkelanjutan. 

Salah satu solusi yang banyak dipilih yaitu bekerja sama dengan perusahaan penyalur tenaga kerja profesional seperti SOS. 

Melalui sistem outsourcing, pengelolaan biaya SDM dapat dilakukan lebih transparan, terukur, dan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Keunggulan menggunakan layanan outsourcing dari SOS:

• Perusahaan tidak perlu mengurus proses rekrutmen, pelatihan, dan administrasi karyawan secara internal.

• Proses menghitung biaya tenaga kerja dilakukan dengan sistem yang jelas, transparan, dan sesuai regulasi.

• Manajemen dapat lebih fokus pada kegiatan inti (core business) tanpa terbebani urusan operasional SDM.

Sebagai contoh, layanan outsourcing SOS mencakup penyediaan tenaga profesional seperti satpam, helper konstruksi, dan tenaga kebersihan, dengan sistem biaya yang terukur dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Baca Juga: 7 Cara Mengatasi Kekurangan Tenaga Kerja dengan Tepat

Saatnya Hitung Biaya Tenaga Kerja Lebih Tepat dan Transparan Bersama SOS

Sebagai perusahaan jasa penyedia tenaga kerja profesional, SOS membantu Anda menghitung dan mengelola biaya SDM dengan sistem transparan dan efisien.

Apa yang kami bantu:

• Biaya tenaga kerja lebih terukur dan sesuai kebutuhan proyek.

• Administrasi dan payroll dikelola secara profesional.

• Efisiensi biaya tanpa menurunkan kualitas tenaga kerja.

Hubungi SOS untuk konsultasi dan temukan solusi efisiensi biaya tenaga kerja terbaik bagi perusahaan Anda.