5 Contoh Manpower Planning dan Cara Menyusunnya

Contoh manpower planning bisa membantu perusahaan memahami bagaimana mengatur kebutuhan tenaga kerja secara efisien. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan di saat-saat tertentu. Misalnya, menambah staf sementara saat musim proyek tinggi atau menyusun jadwal kerja fleksibel saat beban kerja menurun. 

Yuk, simak berbagai contoh lainnya untuk jadi referensi strategi tenaga kerja di perusahaan Anda!

Baca Juga: Fixed Mindset vs Growth Mindset, Apa Bedanya?

5 Contoh Manpower Planning

Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh manpower planning di berbagai jenis industri. Perusahaan dapat menggunakan contoh ini sebagai referensi untuk menyusun perencanaan tenaga kerja:

1. Perusahaan Ritel Jelang Musim Liburan

Pada musim liburan atau promo besar, toko ritel biasanya mengalami lonjakan pengunjung. Manpower planning dilakukan dengan menambah karyawan temporer di bagian kasir dan layanan pelanggan agar tetap dapat melayani dengan cepat dan ramah.

2. Perusahaan Konstruksi pada Tahap Proyek Berbeda

Dalam industri konstruksi, kebutuhan tenaga kerja bergantung pada tahapan proyek. Misalnya, pada tahap awal lebih banyak dibutuhkan tukang gali dan beton, sedangkan pada tahap akhir lebih membutuhkan teknisi finishing dan pengawas mutu.

3. Industri Manufaktur Saat Produksi Meningkat

Pabrik biasanya membuat manpower planning berdasarkan jadwal produksi. Jika permintaan produk naik, maka perlu penambahan operator mesin dan staf gudang. Ini juga termasuk pengaturan shift kerja agar produksi tidak terhenti.

4. Layanan Pelanggan pada Periode Promo

Perusahaan layanan pelanggan seperti call center akan menyesuaikan jumlah staf berdasarkan jumlah panggilan masuk. Selama periode promo, manpower planning difokuskan pada peningkatan shift malam dan pelatihan untuk penanganan komplain.

5. Instansi Pemerintah Menjelang Pensiun Massal

Dalam instansi pemerintah, manpower planning dilakukan untuk menggantikan pegawai yang akan pensiun. Misalnya, jika 20% pegawai akan pensiun dalam dua tahun, maka dibutuhkan perencanaan rekrutmen CPNS atau pelatihan kaderisasi.

Tujuan Manpower Planning

Manpower planning bukan sekadar menyusun daftar karyawan, tetapi merupakan strategi jangka panjang untuk menjaga keseimbangan antara kebutuhan tenaga kerja dan operasional perusahaan. Berikut ini tujuan utamanya:

1. Memastikan Ketersediaan Tenaga Kerja yang Tepat

Manpower planning membantu perusahaan memiliki tenaga kerja yang sesuai, baik dari sisi jumlah, keterampilan, maupun waktu yang dibutuhkan. Dengan begitu, perusahaan siap menghadapi perubahan permintaan dan tantangan perusahaan secara dinamis.

2. Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya Manusia

Melalui manpower planning, perusahaan dapat memanfaatkan karyawan yang ada secara lebih efisien. Hal ini termasuk dalam penyesuaian beban kerja, rotasi jabatan, atau pelatihan lintas fungsi untuk meningkatkan fleksibilitas tim.

3. Mengantisipasi Perubahan Organisasi

Dalam situasi perubahan seperti ekspansi, merger, atau digitalisasi, manpower planning menjadi panduan untuk penyesuaian tenaga kerja. Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menyesuaikan struktur organisasi tanpa mengganggu kelangsungan operasional.

4. Menyiapkan Pengembangan Karyawan

Perencanaan tenaga kerja juga membantu mengidentifikasi keterampilan apa yang perlu dikembangkan. Dengan begitu, perusahaan dapat merancang pelatihan yang sesuai dan memastikan karyawan siap menghadapi tantangan baru di masa depan.

5. Meningkatkan Produktivitas dan Daya Saing

Tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan operasional akan meningkatkan efisiensi kerja. Dengan produktivitas yang meningkat, perusahaan memiliki keunggulan kompetitif dan mampu bersaing lebih baik di pasar.

Baca Juga: 7 Contoh Performance Management System yang Efektif

Cara Menyusun Manpower Planning dengan Efektif

Menyusun manpower planning tidak dapat dilakukan secara asal. Diperlukan proses analisis, pemetaan, dan strategi agar perencanaan ini dapat benar-benar efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Analisis Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan

Langkah pertama yaitu memahami arah strategis perusahaan, termasuk tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Apakah perusahaan akan melakukan ekspansi, digitalisasi, atau efisiensi biaya? Jawaban dari pertanyaan ini akan menjadi dasar dalam menyusun proyeksi kebutuhan tenaga kerja secara akurat dan sesuai arah perusahaan.

2. Evaluasi Struktur Organisasi dan SDM Saat Ini

Selanjutnya, tinjau struktur organisasi dan profil tenaga kerja yang ada. Lakukan analisis kuantitas (jumlah karyawan per divisi) dan kualitas (kompetensi, kinerja, usia, masa kerja). Ini membantu Anda mengetahui posisi yang kelebihan atau kekurangan tenaga kerja, serta fungsi mana yang butuh perbaikan.

3. Lakukan Proyeksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Depan

Berdasarkan rencana perusahaan dan tren industri, proyeksikan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka waktu tertentu, misalnya 1–3 tahun ke depan. Termasuk di dalamnya menentukan posisi baru, kebutuhan tambahan staf, atau bahkan kemungkinan pengurangan tenaga kerja karena otomatisasi atau efisiensi.

4. Identifikasi Kesenjangan (Gap) Kompetensi dan Kapasitas

Setelah mengetahui kebutuhan tenaga kerja di masa depan, bandingkan dengan kondisi saat ini. Adakah kesenjangan keterampilan? Apakah karyawan yang ada dapat dialihkan ke posisi baru? Gap ini penting diidentifikasi agar perusahaan dapat menentukan apakah perlu pelatihan, promosi internal, atau rekrutmen eksternal.

5. Lakukan Perencanaan Pengembangan Internal

Jika sebagian kebutuhan tenaga kerja dapat dipenuhi dari internal, susun program pengembangan karyawan. Ini dapat berupa pelatihan teknis, leadership training, atau rotasi kerja. Tujuannya agar SDM yang ada dapat naik ke level yang lebih tinggi atau mengisi posisi yang dibutuhkan secara efektif.

Baca Juga: 7 Cara Mengatasi Kekurangan Tenaga Kerja dengan Tepat

6. Susun Strategi Rekrutmen yang Terarah

Untuk posisi atau keterampilan yang tidak dapat dipenuhi secara internal, buat rencana rekrutmen yang jelas. Tentukan kebutuhan spesifik, waktu perekrutan, saluran pencarian (job portal, headhunter, kampus), dan profil kandidat yang dibutuhkan agar proses berjalan cepat dan efisien.

7. Monitoring dan Evaluasi Perencanaan

Terakhir, jangan lupakan proses pemantauan. Manpower planning harus dievaluasi secara berkala untuk menyesuaikan dengan perubahan kondisi pasar, organisasi, atau kebijakan. Dengan sistem evaluasi yang baik, perusahaan dapat menyesuaikan strategi secara dinamis dan menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

Manpower planning merupakan bagian krusial dalam pengelolaan SDM yang bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat, baik dari sisi jumlah maupun kualitas. Dengan menyusun strategi yang tepat, Anda dapat menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan, mengoptimalkan beban kerja, serta meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Jika menyusun manpower planning terasa rumit atau butuh tenaga kerja terlatih untuk pelaksanaannya, tenang Anda dapat mengandalkan bantuan SOS untuk itu. SOS siap menyediakan SDM yang sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis Anda.

Manpower Planning Lebih Praktis Bersama Tim Profesional dari SOS!

Mengelola tenaga kerja secara efisien dan tepat guna bukanlah perkara mudah, apalagi jika perusahaan Anda berkembang pesat. Oleh karena itu, bekerja sama dengan perusahaan Tenaga Kerja Outsourcing seperti SOS dapat menjadi solusi efektif untuk menjawab tantangan tersebut.

Sebagai penyedia Jasa Outsourcing yang telah berpengalaman, SOS menghadirkan solusi tenaga kerja terpadu untuk berbagai sektor industri. Kami menyediakan tenaga kerja terlatih sesuai kebutuhan spesifik perusahaan Anda, mulai dari staf operasional, petugas kebersihan, hingga tenaga pengamanan.

Tim kami juga memahami tantangan keamanan dan efisiensi yang dihadapi berbagai sektor. Dengan pengalaman luas dan tenaga kerja yang berstandar industri, kami mampu memberikan layanan yang andal, cepat, dan dapat disesuaikan. Hubungi SOS melalui WhatsApp sekarang juga!