3 Sistem Kerja Outsourcing dan Cara Mengelolanya

Banyak perusahaan besar saat ini mengandalkan sistem kerja outsourcing untuk mendukung operasi mereka. Sistem ini tidak hanya menguntungkan dari segi efisiensi biaya, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada kegiatan utama mereka. Namun, bagaimana sebenarnya sistem kerja outsourcing itu berjalan, dan apa yang perlu dilakukan perusahaan untuk mengelolanya dengan baik? Cari tahu jawabannya! 

Sistem Kerja Outsourcing

Sistem kerja outsourcing merupakan praktik di mana suatu perusahaan menyerahkan sebagian atau seluruh pekerjaan kepada pihak ketiga untuk mengelola dan melaksanakan tugas tertentu. Pada umumnya, perusahaan yang menggunakan outsourcing lebih mengutamakan efisiensi dan keahlian yang lebih spesifik dari pihak ketiga daripada menangani sendiri pekerjaan tersebut.

Menurut Pasal 64 Undang-Undang Ketenagakerjaan, perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja. 

Pekerja yang direkrut oleh perusahaan outsourcing ini nantinya akan bekerja di perusahaan pengguna jasa tersebut dengan menggunakan sistem kontrak, baik Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) maupun Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).

Baca Juga: 7 Keuntungan Menggunakan Outsourcing bagi Perusahaan

1. Proses Perekrutan Karyawan Outsourcing

Perekrutan tenaga kerja outsourcing dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa itu sendiri, yang kemudian menempatkan tenaga kerja tersebut di perusahaan pengguna jasa. Proses perekrutan ini cenderung lebih fleksibel, karena perusahaan hanya perlu menyepakati detail tugas yang akan dikerjakan dan durasi kontraknya.

2. Pengelolaan Karyawan Outsourcing

Setelah karyawan outsourcing ditempatkan, manajemen pekerjaan sehari-hari biasanya dilakukan oleh perusahaan pengguna jasa. Namun, hal-hal terkait hak dan kesejahteraan pekerja tetap menjadi tanggung jawab perusahaan outsourcing.

3. Tipe Kontrak dalam Outsourcing

Kontrak kerja dalam sistem outsourcing dibagi menjadi dua jenis, yaitu PKWT dan PKWTT. PKWT memiliki masa waktu tertentu, sedangkan PKWTT lebih fleksibel dan tidak terbatas waktunya. Pemilihan jenis kontrak bergantung pada jenis pekerjaan dan kesepakatan antara perusahaan dan penyedia jasa.

Jenis Pekerjaan Outsourcing

Menurut Pasal 65 Ayat (2) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, ada beberapa jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh pekerja outsourcing. Pekerjaan tersebut harus memenuhi syarat-syarat tertentu agar bisa dilakukan oleh karyawan outsourcing.

Beberapa jenis pekerjaan yang termasuk dalam kategori outsourcing antara lain:

• Pekerjaan yang dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama perusahaan.

• Pekerjaan yang dapat dilaksanakan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari perusahaan.

• Pekerjaan yang merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan dan tidak mengganggu proses produksi langsung.

Dengan demikian, pekerjaan yang melibatkan outsourcing hanya boleh mencakup kegiatan non-inti yang tidak mempengaruhi jalannya operasional utama perusahaan.

Dasar Hukum dan Aturan Outsourcing

Sistem outsourcing di Indonesia diatur oleh berbagai peraturan perundang-undangan. Sebelumnya, regulasi mengenai outsourcing mengacu pada Pasal 64-66 UU Nomor 13 Tahun 2003, yang kini telah direvisi dengan adanya UU Cipta Kerja. Menurut Pasal 64 UU Cipta Kerja, perusahaan dapat menyerahkan sebagian pekerjaan kepada perusahaan lain dengan perjanjian outsourcing secara tertulis.

Penting untuk dicatat bahwa perusahaan outsourcing memiliki kewajiban untuk memenuhi standar perlindungan pekerja, termasuk hak-hak pekerja, kesejahteraan, dan gaji yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selain itu, perusahaan outsourcing juga diwajibkan memiliki izin usaha dan berbadan hukum yang sah.

Ketentuan dalam UU Cipta Kerja:

• Hubungan kerja antara perusahaan outsourcing dan pekerjanya harus berbasis pada perjanjian tertulis.

• Perlindungan hak pekerja menjadi tanggung jawab perusahaan outsourcing, yang harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

• Jika terjadi pergantian perusahaan outsourcing, perlindungan hak pekerja harus tetap terjamin.

Baca Juga: Meningkatkan Layanan Outsourcing dengan Kunjungan Yukiyasu Aoyama ke PT Shield On Service Tbk (SOS)

Keuntungan Sistem Kerja Outsourcing

Outsourcing bukan hanya sekadar solusi jangka pendek, melainkan strategi yang mampu memberikan berbagai keuntungan signifikan, seperti:

1. Mengurangi Beban Rekrutmen dan Administrasi Sumber Daya Manusia

Salah satu keuntungan paling jelas dari penggunaan tenaga outsourcing yaitu dapat mengurangi beban rekrutmen. Proses mencari kandidat yang tepat, melakukan seleksi, wawancara, hingga pelatihan awal dapat sangat menguras waktu dan sumber daya tim HR.

Karena hubungan kerja terjadi antara perusahaan alih daya dengan pekerja, maka segala urusan administratif dan ketenagakerjaan sepenuhnya menjadi tanggung jawab vendor, bukan perusahaan pengguna.

2. Lebih Fokus pada Kegiatan Inti Perusahaan

Dalam banyak kasus, pekerjaan yang dialihkan melalui outsourcing bukanlah pekerjaan yang berkaitan langsung dengan pengembangan bisnis atau kegiatan inti perusahaan. Misalnya, tugas-tugas seperti kebersihan, keamanan, atau layanan pelanggan.

Dengan menyerahkan pekerjaan ini kepada pihak ketiga, perusahaan dapat lebih fokus mengembangkan strategi, inovasi produk, serta pelayanan pelanggan utama yang menjadi tulang punggung pertumbuhan bisnis. Sumber daya internal pun dapat dimaksimalkan untuk proyek-proyek yang memberikan dampak langsung terhadap performa dan daya saing perusahaan.

Baca Juga: 5 Strategi Merekrut Karyawan Berkualitas dan Profesional

3. Efisiensi Biaya Operasional

Mengelola karyawan tetap secara penuh membutuhkan biaya besar, mulai dari gaji pokok, tunjangan, asuransi, hingga pesangon. Sistem kerja outsourcing memberikan solusi yang lebih efisien karena hanya membayar sesuai dengan kebutuhan layanan, tanpa harus mengalokasikan dana tambahan untuk manfaat lainnya.

Selain itu, perusahaan juga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pelatihan dan pengembangan karena biasanya vendor outsourcing sudah menyiapkan tenaga kerja yang siap pakai. Efisiensi ini membuat perusahaan bisa mengalokasikan dana lebih besar untuk aktivitas strategis lainnya.

4. Fleksibilitas dalam Manajemen Tenaga Kerja

Kebutuhan tenaga kerja sering kali bersifat dinamis, terutama pada industri manufaktur, logistik, dan layanan pelanggan. Dalam periode peak season atau saat terjadi lonjakan permintaan, perusahaan dapat dengan mudah menambah jumlah tenaga outsourcing tanpa harus melakukan rekrutmen besar-besaran.

Begitu pula saat kebutuhan menurun, perusahaan bisa mengurangi jumlah tenaga kerja tanpa harus menghadapi proses pemutusan hubungan kerja yang rumit. Fleksibilitas inilah yang membuat outsourcing menjadi pilihan ideal bagi perusahaan yang memiliki siklus kerja yang tidak stabil.

5. Mendapatkan Tenaga Ahli dan Profesional

Outsourcing biasanya memiliki jaringan tenaga kerja yang luas dan spesialisasi dalam menyediakan tenaga ahli di berbagai bidang. Ini artinya, perusahaan bisa mendapatkan akses langsung ke sumber daya manusia yang memiliki pengalaman, keterampilan, dan sertifikasi tertentu tanpa harus mencarinya sendiri.

Hal ini sangat bermanfaat terutama bagi perusahaan yang berhubungan dengan proses produksi kompleks atau bidang teknologi yang memerlukan keahlian khusus. Ketimbang melatih internal dari nol, lebih praktis dan cepat menggunakan tenaga outsourcing yang sudah terlatih dan tersertifikasi.

Cara Mengelola Outsourcing Secara Efektif

Mengelola outsourcing dengan efektif membutuhkan perhatian khusus agar perusahaan mendapatkan manfaat maksimal. Berikut beberapa langkah penting yang dapat diambil untuk mengelola outsourcing dengan baik:

1. Pilih Penyedia Outsourcing yang Tepat

Pastikan penyedia outsourcing memiliki pengalaman yang relevan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Lakukan riset mendalam mengenai reputasi, keahlian, serta kapasitas mereka untuk menangani tugas yang akan diserahkan.

2. Tentukan Tujuan yang Jelas

Sebelum memulai kerjasama outsourcing, tentukan tujuan yang ingin dicapai dengan jelas. Apakah itu penghematan biaya, peningkatan efisiensi, atau pemenuhan kebutuhan spesifik dalam operasi perusahaan? Tujuan yang jelas akan memudahkan evaluasi kinerja nantinya.

3. Bangun Komunikasi yang Terbuka dan Transparan

Komunikasi yang baik sangat penting dalam hubungan outsourcing. Pastikan ada saluran komunikasi yang terbuka dan mudah dijangkau antara perusahaan Anda dan penyedia jasa. Hal ini akan membantu dalam menyelesaikan masalah dengan cepat dan memastikan kelancaran operasional.

4. Pengawasan dan Evaluasi Berkala

Melakukan pengawasan rutin dan evaluasi kinerja penyedia outsourcing sangat penting untuk memastikan kualitas layanan tetap terjaga. Tentukan indikator kinerja utama yang dapat digunakan untuk menilai hasil kerja dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.

Sistem kerja outsourcing dapat menjadi solusi yang menguntungkan bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya. Namun, penting bagi perusahaan untuk memahami aturan dan hukum yang berlaku agar implementasi outsourcing berjalan dengan baik dan sesuai dengan peraturan yang ada.

Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi perusahaan Anda melalui outsourcing, pastikan untuk memilih penyedia jasa outsourcing yang profesional dan dapat dipercaya.

Percayakan Kebutuhan Outsourcing Anda pada SOS untuk Efisiensi Bisnis yang Lebih Baik!

Layanan outsourcing dari SOS bisa menjadi solusi bagi perusahaan Anda yang membutuhkan tenaga kerja terlatih dalam berbagai bidang. Dengan pengalaman luas dalam outsourcing, SOS sebagai Penyedia Tenaga Kerja menyediakan layanan yang meliputi Security Service, Parking Management, Cleaning Service, Labor Supply, dan Pest Management.

Manfaat layanan SOS untuk perusahaan Anda antara lain:

• Pengurangan Biaya Operasional – Anda dapat menghemat biaya tenaga kerja, pelatihan, dan fasilitas, karena Anda hanya membayar untuk layanan yang digunakan.

• Fokus pada Bisnis Utama – Dengan outsourcing, perusahaan dapat lebih fokus pada pengembangan bisnis utama tanpa terganggu oleh pekerjaan non-inti.

• Keahlian Khusus – Mendapatkan profesional dengan keterampilan khusus tanpa perlu melakukan perekrutan dan pelatihan sendiri.

• Fleksibilitas – SOS memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan skala dan jenis layanan yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

• Peningkatan Kualitas dan Efisiensi – Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Anda dengan tenaga kerja yang terampil dan terlatih.

Jangan biarkan operasional perusahaan terhambat oleh tugas-tugas non-inti. Percayakan kebutuhan tenaga kerja Anda kepada SOS, mitra tepercaya dalam penyediaan layanan outsourcing terpadu. Hubungi SOS sekarang dan temukan solusi terbaik untuk bisnis Anda!